Hace ahora cuatro décadas que podría establecerse la línea de separación entre la progresiva obsolescencia de los equipamientos tecnológicos e informáticos que se disponían en la Administración Pública, y el uso de equipos tecnológicos propios en los entornos familiares y personales, por parte de empleados públicos y de la población en general.
Antes de los años 70 del pasado siglo era frecuente encontrar mejores y más potentes equipamientos -primero mecanográfico y después ofimático-, en los centros de trabajo que aquellos que poseían las personas en sus hogares. Pero, posteriormente, esto cambió. Y, más concretamente, a partir de los años ochenta, coincidiendo con la mejora de la economía y con el boom de la informática de consumo. Definitivamente, podríamos decir, que la Administración perdió la carrera por la innovación tecnológica. Y no sin razón. Hace unos años se popularizó la conocida como Ley de Moore por la que los equipos quedaban obsoletos en 18 meses y debían renovarse. Las entidades financieras, la gran mayoría de empresas, los sectores más dinámicos del comercio y la industria, etc., lo hicieron pero, la Administración ya no pudo competir en esa carrera.
Como decimos, en el contexto familiar y de consumo personal, también hubo evolución y los equipos se fueron renovando. Esto provocó, lógicamente, que la tecnología disponible en casas y hogares fuese mucho más potente, rápida y usable que la que se disponía en el trabajo. Y, además, la popularización masiva de los teléfonos inteligentes no ha hecho sino agravar esta situación.
Si al panorama descrito añadimos los efectos que produjo eclosión de la llamada Web 2.0, donde los usuarios pasaban a tener un papel más activo (prosumidores), dio como resultado un gap difícil de gestionar y, con consecuencias, creemos, perversas y ya insalvables. Veamos:
Si, por un lado, somos cada vez más activos y protagonistas en la interacción y en la comunicación interpersonal y, por el otro, en nuestro rol laboral en la AAPP, en cambio, vemos limitadas nuestras posibilidades de participación activa y comunicación, ¿qué puede pasar? Seguramente, provocar un uso indebido y no eficiente, tanto de dispositivos como del tiempo de los empleados. Pongamos dos casos como ejemplo:
–Sobresaturación de correo electrónico. Se hace un indiscriminado del correo electrónico como única herramienta de comunicación y para todo tipo de cuestiones. Ya hace tiempo que se ha descrito el alto coste que supone este tipo de comunicación por la baja productividad que conlleva (consume mucho tiempo revisar el correo diario que se genera en una organización con un promedio alto de empleados).
–Uso de los equipos personales en asuntos profesionales. Es el caso reciente del uso masivo del WhatsApp para grupos relacionados con el trabajo. Problemas de seguridad de las comunicaciones, en contra de los protocolos corporativos, sólo serían una parte de las razones que desaconsejan su uso.

Y ante esto, ¿qué se ha hecho para paliar esta situación? Encontramos algunas medidas que, creemos, en nuestra opinión, son parciales, insuficientes y no se dirigen a la raíz del problema:
– La introducción masiva de la suites ofimáticas (básicamente Office de Microsoft con Word, ppt, Excel y Access) en los años 90 fue un gran avance. Pero, pasado el tiempo, no se evoluciona más allá del cambio de versión obligada de los sistemas operativos antiguos por los nuevos. Además, las nuevas prestaciones tecnológicas que se hacen populares en el ámbito privado, por ejemplo, el uso habitual de la nube como espacio de archivo, o los nuevos entornos tecnológicos de colaboración, no se introducen en la Administración. Los usuarios particulares, por tanto, hacen un uso intensivo de de estas prestaciones (Dropbox, Drive, Google Doc, etc) en sus casas y, llegados al trabajo, se encuentran con equipos muy limitados y sin estas prestaciones.

Con lo cual, la pregunta es ¿cómo pueden hacer los profesionales, por ejemplo, trabajo colaborativo apoyado en tecnología? Muy fácil: o vía el ineficiente correo electrónico, o a través de canales y procedimientos no pensados inicialmente para ello. En la mayoría de los casos se recurre a las plataformas corporativas de aprendizaje virtual que ofrecen los servicios de formación (Aulas Virtuales, en la mayoría de los casos Moodle) que cuando permiten comunicación síncrona (videoconferencia) no hay suficiente ancho de banda para hacerlas factibles.
A todo lo anterior, ampliando más el gap de que hablamos, se une la aparición en el mercado, a precios muy reducidos (o gratuitos), de nuevas suites de comunicación y trabajo compartido muy avanzadas tecnológicamente y de muy fácil uso: Skipe de Microsoft, Hangout de Google, Google Drive, etc, que se convierten, por defecto, en las herramientas colaborativas preponderantes de uso para toda la población.
El balance final, por tanto, es que se necesita mejorar. Apuntamos varias razones:
1- Hay un déficit de comunicación entre los empleados públicos que está revirtiendo en baja productividad.
2- Cada vez es más necesario establecer comunicación fluida entre los profesionales del ámbito laboral dada la instantaneidad del trabajo y las necesidades de innovación permanente en esta época de fluidez del conocimiento y de obligado aprovechamiento del talento interno (inteligencia colectiva).
3- La contención del gasto público en las Administraciones Públicas no puede ser acosta de las inversiones en este tipo de tecnología.
4- Los equipos personales no pueden ni deben suplir los equipos corporativos. Razones de seguridad y de confidencialidad sólo serían una parte que lo desaconsejen.
Pero, no todo son malas noticias. Existe la convicción de todo este cambio puede ser posible, si se reintroduce de forma decidida la palanca tecnológica como disparadora de productividad. Además, se constata cada día que la gran mayoría de personas que conforman las Administraciones Públicas no responden, en absoluto, a ese etiqueta que se hizo popular hace décadas de funcionario despreocupado por su trabajo. Todo lo contrario. Nos encontramos, en la mayoría de los casos, con personas muy formadas que tienen pasión por su trabajo. Y que lo harían aún mejor con más medios.