En este redescubrimiento continuo de nuevas herramientas para la formación y el aprendizaje, la semana pasada tuvimos una gran sorpresa en la Comunidad de Formación del INAP Social.

Ya sabíamos de la potencia de la conversación estructurada y con sentido, para movilizar la inteligencia colectiva de la organización. Pero, estas propuestas que bajo determinados formatos se movían muy bien en la presencialidad, hemos descubierto que pueden trasladarse (y mejorarse), a través de las emergentes plataformas online.

Con lo cual, haciendo recuento de lo  aprendido en la pandemia:

• Por un lado, hemos descubierto que los webinars eran una herramienta infrautilizada y que ahora se ha demostrado que, aun sin aportar nada en el ámbito de la innovación pedagógica, puede ser una gran herramienta  para sustituir la presencialidad innecesaria (sin valor añadido) en muchos tipos de eventos (como consecuencia, nos obligará a repensar  la presencialidad,  para que esté  justificada, para desprendernos de rutinas anteriores y para dimensionarnos mejor en la  nueva infraestructura).   
• Pero, por otro lado, hemos comprobado que con un diseño inteligente, determinados ámbitos muy subsidiarios de la presencialidad (eventos de reflexión compartida, innovación abierta, labs, trabajo en pequeños grupos , etc),   en los que se ve envuelta una gran parte de la organización, pueden ser optimizados  a través de  plataformas on line.

Viene esto a cuento de la magnífica propuesta que nos hizo Somos Más en el 8º webinar de la comunidad Formación. Queríamos, inicialmente, proponer una sesión introductoria sobre los elementos sustantivos de Art of Hosting y nos encontramos con que obtuvimos mucho más de lo que habíamos pedido.

Nos ofrecieron (inicialmente como extra) , utilizar la plataforma Zoom, que permite Breakout Rooms (trabajo en pequeños grupos de debate en los que los asistentes son asignados  , o bien de forma aleatoria, o bien  de forma dirigida, y mediante un documento en línea (Docs) se recogen sus  aportaciones que después pasan al plenario).  Y  acabó siendo tan    valorado -por el descubrimiento que supuso-, como las aportaciones de Art of Hosting.  Y ello, sin duda, por la gran conducción y dinamización de Carolina, Claudia y María Eugenia.

Y la propuesta -me permito opinar si ser un experto-, radica en elegir bien lo que se llama la pregunta poderosa. Aquello que dispara el debate y en el que tod@s se sienten impelid@s a participar. La contribución sucesiva de aportaciones es lo que hace rica (en términos Art of  Hosting) la cosecha (los resultados que se recogen). La destilación del conocimiento de la organización mediante esta metodología (inteligencia colectiva en la práctica) es, a mi juicio, insuperable. Y si se hace, además, con la instantaneidad y sin las barreras físicas de la presencialidad, es aún una mejor experiencia.

Para más ampliación, me permito aportar como fuentes de autoridad a dos de las personas que vengo siguiendo desde tiempo:  Beth Kanter y Nancy Dixon (fue una de las invitadas en el Congreso EDO de 2018 )

 Aportaciones de Beth Kanter: (en traducción editada)

Formas de usar Zoom para aumentar la participación en reuniones

¿Cómo se puede evitar la sobrecarga de zoom? 

1. Use el teléfono cuando pueda ( a veces es innecesario recurrir a la videoconferencia).
2. Intercale modos de trabajo asincrónicos, o use algunos trucos con la cámara . 
3. Fomente reuniones más cortas y  deje espacio entre reuniones para los descansos. 
4. Fomente  reuniones menos tediosas y más atractivas. Se puede lograr con el uso creativo de las salas para actividades que respalden los objetivos de la reunión. 

 Zoom Breakout Rooms

1. Las salas de grupo son una característica de las reuniones de Zoom que permite al organizador de la reunión distribuir a las personas en pequeños grupos para discusiones o actividades más acotadas.
2. La función Salas de Reuniones también permite que el anfitrión de la reunión visite cada sala para registrarse en la actividad.
3. Si los participantes están trabajando en un ejercicio o un conjunto de preguntas de discusión, cree un documento de Google con sus indicaciones e incluya espacio para tomar notas. Deberá asegurarse de colocar el enlace del documento de Google en el chat antes de situar a las personas en pequeños grupos. Como facilitador o anfitrión de la reunión, también puede juzgar si ha permitido suficiente tiempo mirando el proceso de toma de notas en el documento de Google.(Este video lo explica).

Además:

Aportaciones de Nancy Dixon: (en traducción editada)

¿El Coronavirus impuso reuniones on line? El problema y la solución

El problema: no importa cuán cuidadosamente se planifiquen reuniones en línea, los miembros del equipo a menudo terminan desconectandose mientras están en la llamada. 

La solución: elementos de diseño que hacen que las reuniones de equipo virtual sean atractivas y productivas

1. Conferencia visual. Use una aplicación de conferencia visual (Zoom, Skype, en lugar de confiar en el audio. A menos que el ancho de banda o los problemas de seguridad lo prohíban, no permita que los miembros del equipo eviten encender sus cámaras. La investigación muestra que el 73% de las reuniones visuales terminan más rápido y con mejores resultados que las reuniones de solo audio.   
2. La regla 80-20. Haga reuniones 80% activas y solo 20% pasivas. Pasivo significa simplemente mirar o escuchar, por ejemplo, presentaciones de PowerPoint, escuchar discursos o revisar documentos. Activo significa que los participantes participan en una actividad multidireccional, es decir, se comprometen entre ellos. Las actividades multidireccionales incluyen cosas como encuestas, aprobación / rechazo, discusiones grupales en grupos pequeños, discusión en grupos grandes, recorridos para verificar dónde están todos en un problema, escribir respuestas en el chat y levantar la mano. Estas actividades son útiles para verificar periódicamente si el grupo está cerca de un acuerdo. ¡Cambie la actividad cada 7-12 minutos!
3. Sin PPTs ni discursos Cuando es importante que los miembros del equipo tengan nueva información, envíela varios días antes de la reunión y con ella envíe 3-5 preguntas sobre el tema que se discutirá en la reunión. Las preguntas de discusión deben hacer referencia a problemas genuinos que requieren la aportación de los miembros del equipo, no solo verificar si entendieron o si los problemas de cumplimiento. Enviar un video corto antes es probablemente mejor que un PowerPoint o documentos. También se puede enviar una actualización de lo que hace cada miembro del equipo con tiempo en la agenda para preguntas o discusión en relación con lo que otros están haciendo. ¡Una regla práctica útil es que un miembro del equipo que no ha leído / visto antes no tiene voz en la discusión o decisión!
4. Reuniones cortas y frecuentes: es mejor tener varias reuniones cortas que una reunión virtual larga. Las reuniones virtuales nunca deben exceder los 90 minutos y los 45 minutos son óptimos. Casi nadie puede mantener el foco en una reunión de video de más de 60 minutos y cuando es solo de audio es más como 30 minutos. Si los miembros del equipo leen / ven antes de la reunión, no hay necesidad de reuniones largas.
5. Tener 2-3 facilitadores Para una reunión de video, debe haber una persona para facilitar la discusión. Es mejor si se trata de alguien que no tiene una participación directa . El facilitador debe estar al tanto del ritmo y la calidad de la discusión.

Además:

 Cinco conceptos erróneos sobre los equipos virtuales

¿Virtual /presencial? La respuesta: equipos híbridos

¿Con qué frecuencia los equipos virtuales necesitan reunirse cara a cara?