La capa tecnológica en la formación de empleados públicos (post 4, 5, y 6 de 8)

8 componentes Modelo de Formación IntegradoLa semana pasada tenía tantas ganas de acabar esta serie de posts   -en la que en un momento de euforia me había comprometido-, que a  la entrada tercera, por error,   le puse el titulo de cuarta. (Lapsus freudiano veraniego;). En fin, recapitulamos.  Estamos haciendo un breve repaso a los ocho  elementos que considero nucleares para  un modelo  integrado de formación que supere  e integre los modelos  tradicional, por  competencias y social y  situado. En las tres  primeras entradas habíamos hecho referencia a los tres elementos  principales: alumnos, pedagogía y formadores. En esta entrada- y para acortar la serie-  haré referencia  a otros  tres elementos, que en esta época y a diferencia  de años anteriores, cobran  mucho protagonismo, al estar relacionados con lo que la tecnología ahora nos ofrece. Hablaremos de contenidos abiertos,  de tecnología  para administrar la formación (y el trabajo) y de aplicaciones de gestión evolucionadas.

4) Contenidos.

Como solemos decir, en un mundo sobrado de información y conocimiento, el cual siempre se encuentra en proceso de cambio y actualización permanente, se hace difícil mantener la premisa de que los repositorios instituciones tradicionales (archivos personales, intranet y la web corporativa) van a ser  suficientes para cubrir las necesidades de información y conocimiento de los profesionales.

Como hemos visto a lo largo de estas entradas, la dieta en contenidos de información y conocimiento es ya muy variada en función de los diferentes perfiles posibles en la organización. Por lo tanto, se deberá tratar de conjugar tanto las necesidades básicas de los profesionales noveles (manuales de acogida, lista de preguntas frecuentes, procedimientos básicos, normativas y materiales en formación estratégica y en valores corporativos, etc.), con las necesidades de los más expertos (aprendices proactivos). Por esta razón, habría que establecer una orientación de este tipo: pactar con esta  franja de profesionales ( los proactivos) para que continúen  desarrollando ( y mejorando) esta faceta  de autonomía  en el aprendizaje, pero  – y esta es la clave de la intervención corporativa- dotándoles de herramientas tecnológicas, formación adhoc, apoyo, etc. El objetivo sería  incentivar que los propios empleados busquen (y encuentren) lo que necesitan. Aquí se sitúan las grandes apuestas de algunas instituciones por  espacios de contenidos abiertos (EAPC y el Espacio de Dirección Pública, el INAP y el Banco de Conocimientos, la Diputación de Barcelona con la  CORP, etc.; y nuestro CEJFE.TV y canal en You Tube, con más de 1000 recursos. También es interesante establecer políticas de autocreación organizacional de contenidos. Quiere esto decir que serán los propios empleados (los situados en estadios de proactividad, también) los que elaboren materiales de formación y los pongan a disposición de sus compañeros a través de los canales y repositorios internos de la organización. Experiencias de este tipo se han probado útiles en entidades financieras (Virtaula de La Caixa, por ejemplo).

Finalmente, y para acabar este apartado conviene hacer una reflexión y un aviso. Si somos autocríticos,  nos damos cuenta de que no a mayor cantidad de recursos tenemos mas visitas y tiempo de estancia de los usuarios en los repositorios. Por lo general, y con el tiempo,   las visitas van bajando a medida que  estamos acelerando  el proceso de escaneo de recursos en el Web. Si esta variable,  de tiempo de duración de los contenidos,  no las tenemos  en cuenta,   vamos a fracasar en convertir nuestros recursos en espacios populares. O sea, las largas intervenciones  (a peso) por  ilustres que sean los ponentes,  no se  las acaba nadie. O las editamos  y las curamos ,  o no va a servir de nada tanto esfuerzo. En esta entrada,  Angel Fidalgo recoge lo que llama cementerio-repositorio.  (Pronto, por nuestra parte  presentaremos  una experiencia piloto que quiere mejorar la curacion de contenidos centrandose en una  materia de actualidad : la ley de transparencia catalana).

5) La tecnología.

Es una de las asignaturas pendientes en los entornos de aprendizaje en la Administración Pública. Ya hemos reflexionado sobre esto en otras ocasiones y constatamos que, progresivamente, el desfase entre la tecnología disponible para el aprendizaje entre los entornos particulares y profesionales, es cada día más pronunciada. La Administración, hizo bien los deberes tecnológicos hasta mediados de los 90. Hasta esta época se dotaron los puestos de trabajo de medios informáticos, y cada uno de los empleados contaba con herramientas útiles para trabajar y aprender (los paquetes ofimáticos y la primera conexión a Internet). Esta variable posibilitó que a finales de los 90 la formación se pudiera administrar también on line. Fue el gran salto a las plataformas tecnológicas, los entornos virtuales de aprendizaje y  las plataformas de gestión del aprendizaje (LMS). Pero, con la llegada de lo que se conoció como Internet 2.0 y las redes sociales, y la agregación masiva de contenidos por parte de los usuarios, se colapsó  la capacidad tecnológica del sistema, que hasta ese momento  se mostraba eficiente. Por tanto, una conectividad escasa y la no renovación de equipos a la velocidad que evolucionaban en hardware y software, han  hecho que este factor de modernización se debilitara. En la actualidad disponemos de medios pobres en conexión, que hacen muy ineficiente el trabajo en entornos, ahora más que nunca, distribuidos y en red. Por lo tanto, ponerse al día en tecnología es una tarea pendiente para los departamentos de recursos humanos y de formación. Entendemos que el componente mínimo tecnológico, que cubriría todas las necesidades que muestran los múltiples perfiles profesionales que hemos descrito, debería ser el siguiente. Las presentamos en función de necesidades más básicas a más avanzadas:

– Equipamiento ofimático estándar y correo electrónico

– Plataforma de comunicación y aprendizaje asíncrona (LMS)

– Plataforma de comunicación y aprendizaje síncrona (microbloging)

– Gestor documental

– Oficinas de colaboración (Escritorios-Office 2.0.)

– Plataformas integradas en el escritorio para formación/reuniones  en vídeo en tiempo real (Webinar)

Muchas de estas funciones, en entornos de empresa y organizaciones privadas, ya están resultas mediante  plataformas de aprendizaje social. Estas integran todas las funciones mencionadas en un mismo entorno. En el mercado las podemos encontrar  muy variadas. Por ejemplo Yammer, Zincro, etc.

6) Aplicaciones de gestión integrados.

Una parte muy importante en la gestión de toda organización pasa por disponer de adecuados aplicativos de gestión. Uno de ellos es un buen sistema de información. En general, en las Administraciones Públicas, tras la llegada de los aplicativos de gestión de la formación tradicional, la que recogía las inscripciones, las altas, las bajas, los asistentes, etc. no se ha evolucionado mucho. En la época del Big Data y de la explotación inteligente  de los datos, encontramos, por ejemplo, que en la mayoría de las ocasiones, con estos aplicativos tradicionales, no puede hacerse una explotación adecuada  de todos los  datos. Por ejemplo, en un tema crucial, la formación por competencias, es imposible desarrollarla si no se tiene un historial de desempeño informatizado. Y también, por poner otro ejemplo, el conocido como learning analytics, tampoco puede ofrecer su rico potencial en las condiciones que hemos descrito. En el caso de la mayoría de los centros y servicios de formación, los aplicativos de formación están separados de los aplicativos de recursos humanos y, al no haberse diseñado como interoperables, imposibilitan hacer predicciones y propuestas de itinerarios de formación personalizados.

Y esto  anterior es muy paradójico,  ya que en una época, como decíamos, en la que el Big Data (la gestión basada en datos) ha sustituido a los tradicionales sistemas de análisis de datos que algunas empresas tuvieron con el nombre de Business Intelligence, en la Administración todavía reivindicamos aspectos tan básicos como que estén cruzados los datos de los aplicativos de formación y de RH.

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