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La crónica de la Jornada Tot sobre CoPs
CoPs
Barreras en la Administracion Publica para el trabajo colaborativo
A propósito de un articulo que estamos escribiendo sobre barreras y dificultades en la implantación de experiencias de trabajo colaborativo y TICs en la Administración Publica, me he inspirado en tres excelentes posts, (Rafa Chamorro, Oscar Cortes y Iñaqui Ortiz), en los que se hablan de las dificultades y barreras en la Administraciónes Publicas para implantar dinámicas de trabajo y procesos, digamos 2.0.
Por contribuir al debate, y focalizándolo más específicamente, en las barreras reales de trabajo colaborativo apoyado en TIC’s , podemos aportar dos tipos de dificultades que ya expliqué anteriormente. El primero, muy relacionado con el rol real del conocimiento como valor intangible en la Administración, muestra claramente que no estamos en un nicho que lo potencie – y estoy generalizando, quizás en exceso- como un intangible clave hasta el punto de establecer circuitos propios de gestión del conocimiento: espacios de creación y de difusión. Pero, como comentábamos antes, en el segundo grupo, también existen otra seria de barreras estructurales y de cultura organizativa muy presentes. Ya tuvimos oportunidad de exponerlas anteriormente de forma más extensa. Las barreras que nos hemos encontrado, paradójicamente, no han sido de tipo formativo o de penetración del uso de las tecnologías entre los profesionales públicos (los que no tenían formación la buscaron y tampoco ofrecieron una especial resistencia a trabajar en entornos TICs). Tampoco fue la desconfianza, entendida ésta como una actitud contraria a la colaboración y a la compartición entre compañeros. Lo que, en cambio, si se demostró como una dificultad importante, fue tratar de compatibilizar la transversalidad y la flexibilidad organizativa que requieren los nuevos procesos de colaboración, con el circuito jerárquico establecido. Proyectos e iniciativas que implicaban la participación de personas de entornos diferentes, aunque tuvieran problemas comunes, venían habitualmente dificultados. Nosotros lo llamamos el síndrome del jardin vallado: dentro de mi espacio y con mi gente lo que queráis, si ya hay otras dependencias, (aunque estas sean temporales e informales) ya no es lo mismo. Por otro lado, nada fuera de lo corriente. Ya E. Wenger lo ilustró como una lucha entre el organigrama y la flexibilidat que los nuevos entornos de conocimiento exigen.
Comunidades sostenibles:convirtiendo lukers en productores
El principio de la participación desigual en comunidades on line (la regla del 90-9-1), recordado muy oportunamente en el Caparazon, creo que será un tema apasionante y al que seguramente volveremos mas de una vez en este año. En el programa Compartim de trabajo colaborativo en el Departament de Justicia de la Generalitat de Catalunya, el nacimiento y mantenimiento de la CoPs fué ayudado por una fuerte presencialidad. De media los diferentes grupos de cada CoPs se reunían en las instalaciones del CEJFE, una vez al mes. A partir de estos encuentros presenciales continuaban trabajando en los foros que cada comunidad habilitaba. Una vez al año todo el colectivo profesional se reunían presencialmente para debatir las propuestas trabajadas y proponer nuevos desafíos para el año siguiente. Hasta aquí ningún problema. Con esta metodologia la media de participación activa de las CoPs ha oscilado entre el 20 y el 50 por cierto. Pero este año las cosas cambian. En parte por un ahorro necesario (la presencialidad es muy cara), en parte por la disponibilidad de nueva tecnología síncrona, para grupos numerosos y a coste cero (Skipe) y en parte porque ya creemos que la madurez del proyecto lo permite, apostamos por mantener los grupos de trabajo colaborativo en metodología on line.
El reto es importante. Si queremos mantener una vinculación estrecha del grupo de entusiastas (los creadores y editores ) y implicar al resto ( la audiencia), alguna cosa hemos de hacer con la regla de participación. Los respectivos e-moderadores saben a lo que se enfrentan. Ya en el segundo año del programa del Compartim, cunado tuvimos que iniciar el ciclo de implicación del colectivo profesional de referencia en la dinámica de las CoPs, contamos con la inestimable ayuda de profesionales como Marina Sala, con la cual realizamos diversas acciones formativas con éxito. En el caso actual nos vamos a decidir por una metodología un poco mas elaborada (la próxima semana la anunciaremos) . Y es que el reto es mayor. Sólo apunto aquí una reflexión que recoge Dolors Reig en el Caparazón …algo similar podría ocurrir en comunidades de intereses profesionales: el hecho de que participen los más apasionados, con aportaciones seguramente muy técnicas o condicionadas por la “cultura” de la propia comunidad, puede disuadir a otros de expresarse por miedo a no estar “a la altura” o no saber adaptarse al discurso “mayoritario …
En fin, el reto, en esta ocasión, se presenta enorme. La solucion, como otra veces, deberá estar en un optimismo realista y en mucho, mucho …trabajo compartido.
CoPs on line versus CoPs presenciales
Acaba de aparecer en la revista Journal Kwnolege Management
(Wei Zhang, and Stephanie Watts, School of Management, Boston University, Boston, Massachusetts, USA.Vol 12, nº 4 de 2008 un interesante articulo que reflexiona sobre si es posible llamar -a las cada vez mas numerosas- comunidades on line, CoPs en el sentido inicial que las presentó Wenger. Recordemos que sus elementos definitorios se derivaban de una práctica compartida y de la progresiva aparicion de una identidad grupal
Para los autores éste es un tema importante y oportuno debido a la rápida proliferacion de comunidades on line propiciadas, ahora, como respuesta mas barata a la gran demanda de recursos que implica mantener las comunidades en su forma inicial presencial. Tambien , y no como un factor menor, está la consolidacion de las CoPs como una importante herramienta para la gestión del conocimiento.
La investigación se centró en comprobar si a través de un foro estable y muy participativo (un foro de viajes para “mochileros” en China) podrian reconocerse las caracteristicas propias de las CoPs presenciales, sobretodo los factores de práctica compartida y objetivos/identidad comunes. Se estudia en detalle como se crearon vinculos entre los miembros, como se dotaron de un repertorio de practicas de funcionamiento comun y de como lograron objetivos y compromisos compartidos . Despues de analizar los 7853 mensajes que se produjeron en los sesi meses que duró la investigación se muestra que, efectivamente, las catacteristicas comunes definitorias de las CoPs presenciales aparecen perfectamente reconocibles en las comunidades on line. Además, y como un dato importante a tener en cuenta, las dinámicas propias on line, mas negativas, como la escasa actividad de un gran número de participantes o la dinamica lukers, no las acabó afectando negativamente. Tambien se reconoce como un factor muy importante, el trabajo eficiente de los moderadores.
En este sentido, se viene a reafirmar la existencia de la diámica de particpaciopn periferica a la central y de liderazgo (como muestra la ilustracion de J. Derek )
Las 12 mejores prácticas en dinamización on line de comunidades
El nacimiento de comunidades de clientes alrededor de una marca comercial o de un conjunto de servicios, está siendo una de la principales tendencias del Web 2.0. Lo recoge Roc Fages citando a Dion Hinchcliffe. El mantenimiento, consolidación y -por supuesto- beneficios para la organización, son mucho mayores si estas comunidades han nacido espontáneamente, de abajo hacia arriba, como formula para comentar e interaccionar entre los clientes, acerca de un gran servicio ofrecido o una necesidad antes no satisfecha (Ikeafans). Se convierte, como mínimo, para la empresa en marketing impagable.
De aquí se deriva, presumimos, la opción de fomentar – y mantener- la aparición de comunidades de personas afines a la marca o al servicio. Dion Hinchcliffe apunta 12 buenas prácticas a tener en cuenta para que estas sean eficaces. Algunas de ellas son estas:
1- Las necesidades de los clientes son los primero. Si no se tiene en cuenta esta premisa la viabilidad de la comunidad es nula.
2- La tecnología, tambien en este caso, es un medio.
3- Gestión activa de la comunidad. Como bien sabemos en el programa Compartim uno de los factores que multiplican la presencia de integrantes en la red es una gestion adecuada.
4- Métricas diversificadas. Medir el éxito de una comunidad debe hacerse en base a diversas métricas diferentes y complementarias.
5- Confianza e implicación . Estos son dos factores que a la larga las consolidan.
