El trabajo colaborativo y sus herramientas (las CoPs de la Diputacion de Valencia).

Hace un par de semanas tuve la oportunidad de participar en el curso Herramientas para el trabajo colaborativo, que era una acción formativa tutorizada por  Antonio Nuñez  @annugon  (gracias Antonio) conectada a un trabajo previo de diseño y impulso de comunidades de practica en la Diputación de Valencia (Eva Navarrete y Maria Jesus Cervello con el apoyo de Dolors Reig). Aunque he tardado dos semanas en sentarme a escribir este post (las olas de trabajo son caprichosas) no he dejado de acordarme (mucho) de hasta donde se puede llegar ahora dinamizando y colaborando, con herramientas  gratuitas, en entornos corporativos. Nos os voy a explicar aquí lo que implica esta apuesta  en organizaciones tradicionales, no es facil y siempre encuentras reticencias. Me sorprendió  la naturalidad y  la eficacia con la que lo han afrontado  en Valencia: intuición, claridad, enfoque al usuario, sencillez, sentido común…En fin, ese día aprendí mucho de esta experiencia. Y mirándolo bien,  se ha conseguido con sólo herramientas  de Google: Gmail. Google Docs (hoja de calculo, formularios, presentaciones), Calendario, etc. Y es barato. La pregunta viene  sóla ¿Qué más  hace falta entonces  para que se acaben introduciendo masivamente en el trabajo cotidiano en las organizaciones?

11 comments

  1. Hola Jesús,

    Yo creo que la clave está en el tipo de organización en que estemos, si nos encontramos en una organización anclada en el pasado, con procesos y métodos de trabajo que se rigen por el principio de que la información es poder, creo que es el peor escenario para poderse introducir estas nuevas, o no tan nuevas, herramientas. Tarde o temprano la cúpula directiva de toda organización deberá plantarse la acción estratégica de innovamos y progresamos o nos quedamos con lo que tenemos. La opción de quedarse a la expectativa tiene el gran riesgo de perder el sentido de su existencia, de moverse solo con lo legalmente establecido, y con los tiempos que corren es fácil que se decrete su desaparición. Está claro que la organización que está abierta al uso de herramientas web 2.0, estará mejor posicionada para adaptarse a los cambios que puedan surgir, a no desaparecer.

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  2. Toni, creo que nos movemos en dos velocidades. Unos, màs avanzados por su trabajo relacionado con las TICs, o por interes personal, leo ven el proceso -inexplicablemente- lento, otros mas clasicos y muy metidos en su parcela profesional, no se plantean que se puede ser mas eficiente por esta via.

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  3. @Jesús, es evidente que la administración tiene que evolucionar, pero esta evolución tiene que ser conceptual, de principios. Hay gente que quiere mejorar el servicio y se halla comprometida con este objetivo, donde las TICs juegan un papel de herramienta facilitadora del cambio. Pero hay otra gente que se mueve dentro de la administración con otros intereses, tienen el punto de mira en un objetivo único, el de promocionarse. miran más por su propio interés y no por el del grupo, lo cual lleva a una dinámica de trabajo estanco y/o palanca para la promoción. Supongo que este segundo grupo de gente, por la simple selección del rendimiento en el trabajo, se irá descolocando y desapareciendo. Es cuestión de tiempo.

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  4. Hola Jesús, pues yo creo que lo dices tú todo, en Valencia lo han hecho a base de “intuición, claridad, enfoque al usuario, sencillez, sentido común” (sic) y eso a veces falta en organizaciones donde la idiosincrasia reinante provoca el que gran parte del tiempo de organización deba perderse en acciones “defensivas”.
    He trabajado mucho tiempo en una institución “casi” pública y he visto como a veces las cosas no se hacer porque está más penalizado el error que la parálisis…
    Pero no hay que desanimarse, precisamente porque existen herramientas gratuitas y en la nube, que nos permiten hacer “experimentos con gaseosa” y, una vez demostrado que funcionan, implicar a los que están en posición de tomar decisiones… o al menos esa es mi esperanza 🙂
    Un abrazo.

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    1. Francesca, que claro lo tienes y que bien conoces el medio. Trabajar a la defensiva, no arriesgar, penalizar el error son ingredientes que disuaden a muchos para emprender acciones de mejora e innovacion. Tambien tienes clara la respuesta: probar (sin riesgo) y si funciona…convencer a quien toma decisiones (que tambien es un duro trabajo).
      En fin, en eso estamos … y felices 😉

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    2. Hola Francesca, creo que la clave no es que esas características ‘falten’ en las organizaciones, sino que, como bien dices, la actitud ‘reintante’ es la de moverse en la ‘zona de seguridad’ de la organización (que viene a ser una suma de ‘zonas seguras’ de cada uno de sus miembros).

      Los cambios nos mueven de esas zonas cómodas, y encima no vienen ‘reglados’ o ‘normativizados’ por la propia novedad de procedimientos y también de las herramientas… que levante la mano a quien no le produzca un poco de vértigo un entorno tan volátil!

      Lo bueno es que ahora ‘podemos’, las herramientas como Docs nos ‘empoderan’ (DReig dixit), no necesitamos asumir una gran inversión y el riesgo (y derroche de recursos) de fracasar en el intento, y nos permiten probar y si, como dices funciona… poco a poco irán cambiando las reglas y procedimientos para asumirlas.

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  5. Eps, no podem oblidar que ho hem fet i ho continuem fent nosaltres. Ens cal trobar solucions barates (o gratuïtes) per afrontar aquests nous temps. Ja hem construït una eina de seguiment d’indicadors per a les comunitats de pràctica en Google Docs i estem treballant en una altra aplicació també en Google Docs (de moment, estudiem si ens pot resoldre totes les peticions que li voldríem fer).

    Quan a l’Expoelearning d’aquest any vam parlar del seguiment dels indicadors, vaig veure les cares de sorpresa entre el públic com pensant que no entenien que, de tan obvi com era, com era que no hi havien pensat.

    Crec que, a poc a poc, anem seguint el bon camí, Jesús 🙂

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    1. Nuria, tens tota la raó. Al Departament de Justicia, hem estat pioners. Ja tenim una bona col·leció de bones pràctiques que ham mostrat que es pot ser més eficient amb eines gratuïtes. Ara cal que s’apliquin i es generalitzin a d’altres àmbits. Vosaltres des de Difusió feu una tasca impagable.

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  6. Caram, gràcies, Jesús 🙂 Tots aportem el nostre granet de sorra, cadascú fa el que sap i, si no, va aprenent-ne de l’entorn: això és el treball col·laboratiu, no? Que com deia el José fa una estona, d’entusiastes, amb molta passió però sense saber què volen fer… no ens en calen 🙂

    Una gran sessió aquesta tarda: a veure si ordenem les idees que ens han aportat les comunitats que no han tingut tan èxit.

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