Gestión del conocimiento

La colaboración y el aprendizaje colaborativo “automáticos”

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Me comprometí en la entrada anterior a  explicar mi posición acerca de la colaboración en la era del aprendizaje automático (machine learning).

Para empezar,  haremos un ejercicio de realismo y bajaremos a la tierra.  Es, de entrada, tan atractiva la idea de poder contar con automatismos y rutinas que hagan más sencilla y fácil la colaboración en las organizaciones que podríamos dejarnos llevar por la pasión y ponernos a elucubrar en futuribles, que no son, por mucho que queramos, cercanos.

Por lo tanto, estamos delante de un  asunto complejo y  que su mejora (posible automatización)   (hablaré de ello en la segunda parte del post) debe de  suponer (sí o sí) reformas decididas en las organizaciones  y , especialmente, en la menos preparada: la Administración Pública.

Pues bien, al hilo de la (ausencia)  de la automatización colaborativa actual,  podríamos  fijar ya,  después de este largo tiempo de reflexión y trabajo en lo colaborativo, unas cuantas coordenadas que, creemos,  podrían ser compartidas por la mayoría de agentes implicados.

En  una escala de 0 a 100, donde 0 es la inexistencia de procesos colaborativos, y 100 es la organización plenamente colaborativa, la Administración Pública se encuentra en la parte inferior.  Y,  siguiendo con el argumento, podríamos clasificar las organizaciones  por su factor colaboración.  Yendo al fondo del asunto:  la variable diferenciadora que explica las diferencias entre ellas  la podemos encontrar  en  su diseño organizativo. Entendido éste  como  la existencia, o no, de procesos ( y automatismos)  que generan,  impulsan y mantienen la colaboración.

¿Cómo podríamos reconocer estas   organizaciones diseñadas para la colaboración?

Bastaría con esta  pregunta: ¿en tu organización se colabora por seducción (lo hago porque quiero) o por obligación?

Mucho me temo que los que trabajamos en la Administración Pública  nos vamos a situar en la seducción (o del grupo de seductores o del   grupo de seducidos/no seducidos).

En cambio, existen otras organizaciones que, de entrada , tienen tan claro que la eficiencia (supervivencia en entornos  más flexibles)  pasa por  el conocimiento y el aprendizaje compartido,  que  diseñan sus políticas de recursos humanos ya pensando en automatizar los  procesos colaborativos. (Y, también,  ya puestos,  y con las mismas metodologías, procesos como la innovación, el impulso al talento, etc). Con lo cual, no dejan  estos activos tan importantes en la precarización que supone el depender de la voluntariedad de las personas.

Después, y ya para nota, llegaríamos al estadio final,  al paraíso de la colaboración donde ésta es automática. El cual, me temo,  tardaremos bastantes años en llegar. Se trataría  de organizaciones donde la colaboración es invisible. La tecnología lo haría por nosotros. ¿Un acercamiento a este tipo de organizaciones ya sería posible? Adelantaré algunas ideas relacionadas con el  machine learning al final.

Y, volviendo al tema. Podríamos  establecer tres categorías de organizaciones en función de su factor colaboración.

  1. Organizaciones no diseñadas para la colaboración.

Nadie tiene ninguna duda de que, entre otras, éstas son las públicas. Algunos, entre los que me encuentro, nos hemos autoimpuesto, por decirlo con estas palabras, la romántica misión de hacerlas más conectadas, sociables y colaborativas. Con mucho esfuerzo y  luchando contra los elementos hemos podido establecer   algunos criterios y pautas de de funcionamiento en  en estos entornos. Por ejemplo

Pero, todo ello, no nos engañemos, sirve, como mucho para   conseguir porcentajes de participación que,  aun reuniendo todos  los factores necesarios, no se llega ni al 5 % del total de la organización. Hace ya  tiempo que hemos dejado de pretender  que este tipo de procesos fuesen extendiéndose y acabarán por contaminar a toda la organización. Los límites son claros y se vienen repitiendo sea cual sea la unidad organizativa que la lidere.

Organizaciones tan complejas como las públicas, con procesos muy definidos y poco flexibles, roles tan marcados; y ahora,  con cargas de trabajo tan elevadas, y sin el impulso de una buena tecnología, dejan un espacio reducido para la colaboración. Con lo cual, y no nos cansaremos nunca de decirlo, allí donde se han  conseguido instaurar CoPs, se tiene un mérito inmenso.  Y, al final también, (y es como  un premio de consolación)  se consigue que la organización tenga  (un poco más)  cultura de participación. Pero, como decíamos,  estaremos lejos del paraíso soñado de la colaboración por defecto.

Al final sacamos la conclusión, a efectos operativos,   que en estas organizaciones no diseñadas para la colaboración, el margen   de actuación  es escaso:

  1. Hay grupos (comunidades sin ellas saberlo) que por las especiales condiciones de su práctica laboral  crean factor de  identidad entre ellos ( se reconocen como miembros de un colectivo )  y necesitan interacción permanente  para hacer bien su trabajo (las tres condiciones de E.Wenger). Pues bien, aquí se tiene asegurado el éxito.  Están ahí y solo hay que ayudarlas. Solo  aquí es natural la colaboración. (En nuestro caso, en el programa Compartim, desde hace 10 años vienen funcionando varios grupos con  estas características, y funcionan solos. Son casos en los que la colaboración les hace hacer mejor su trabajo).
  2. Pero, no nos engañemos, en muchos otros colectivos, por mucho que queramos trasladar estas experiencias colaborativas, cuando no las necesitan para hacer mejor su trabajo, como mucho,  vamos a montarles grupos de trabajo. Serian el equivalente a los grupos de mejora de los años 90. Y es muy loable, y tiene que hacerse, pero, en puridad, esta es una colaboración forzada  y un poco artificial. Y cuando  cesa el impulso inicial que la pone en marcha, desaparece.
  3. Y esta lógica de dificultades de afiliación,  también es de aplicación para otro tipo de procesos participativos más informales. Las redes de colaboración.  Hemos idealizado la participación y tratamos, por todos los medios, de que nuestros espacios de debate y aportación, sean los  más visitados  y comentados. Si tenemos mucha pericia (y muchos amigos),  por un tiempo limitado lo vamos a conseguir.  Pero, y es lo que comprobamos frecuentemente, cuando pasa el tiempo,  y no profesionalizamos figuras para que lo gestionen,  la participación decae y desaparece.

Con lo cual, volvemos al punto de partida: hay algo que mal diseñado  en la organización.

 

2-Organizaciones diseñadas para la colaboración.

Éste sería el reto. Y, creo, tal y como en numerosas ocasiones ha recogido el profesor Jiménez-Asensio, que en las organizaciones públicas,  si se hubiera desarrollado el EBEP, se  habría posibilitado. Por ejemplo, ya están previstos  suficientes   elementos (carrera profesional, valoración del desempeño, gestión y formación por competencias, carrera directiva profesional) que debidamente desarrollados, se  podrían utilizar para estos fines.

(En la próxima entrada propondré una arquitectura organizativa que teniendo en cuenta estos elementos , podría llevarnos de esta fase romántica  y vocacional,  a escenarios de colaboración por defecto).

Gestión del conocimiento y la felicidad en el trabajo ( y 2)

 

Hablábamos en la anterior entrada de que la combinación entre placer y propósito era uno de los acercamientos  menos imperfectos  para explicar la felicidad. Centenares de investigaciones han comprobado reiteradamente que más allá de un porcentaje mínimo, la posesión de  bienes, el  dinero, los placeres, etc, no dan la ( auténtica) felicidad. El efecto  saciación (concepto que proviene de la Modificación de Conducta)   lo explica bien. Lo podemos resumir, en palabras muy simples,  como todo aquel  estímulo que administrado  en gran abundancia ( o de forma repetitiva) causa saciación.

Pues bien, sentadas estas bases, entendemos ahora mejor  la propuesta de Paul Dolan : la clave de la felicidad consiste en combinar placer ( cultivar  los buenos momentos) y propósito ( la búsqueda de trascendencia y objetivo en nuestras vidas). ( Manel Muntada, también en este línea,  en una estupenda entrada reciente , nos recuerda que ya  Viktor Frankl y su obra  El hombre en búsqueda de sentido, en los años 40 del siglo pasado, fue pionero.

Y ahora volvemos a  la pregunta que intentamos responder en esta segunda entrada:

¿Qué hace a la gente feliz en el trabajo?

Para contestarla, nada mejor que apoyarnos en esta investigación  de Alexis Adair, que recoge diferentes respuestas de un grupo de empleados. ( Las  traduzco libremente)):

  • La felicidad en el trabajo es querer estar allí.
  • Creo que cuando la gente se siente incluida, se siente más feliz
  • Nos sentimos felices cuando sentimos que pertenecemos a algún lugar.
  • El sentido más profundo de la felicidad creo que proviene de un sentido de conexión con los demás.
  • La gente quiere un trabajo interesante donde puedan aprender y crecer.
  • Dejar a la gente  usar sus capacidades o aprender nuevas
  • Creo que la gente es feliz cuando se sienten valorados.
  • Sientes que estás contribuyendo a algo, en particular a algo más grande que tú mismo, no es sólo sobre ti.

Alexis Adair hace un análisis de contenido  del conjunto de respuestas y las agrupa en esta tabla:km-and-happiness-at-work-by-alexis-adair-10-638

Del  análisis se destacan  tres componentes que agrupan la mayoría de respuestas:

  • Autonomía: los empleados sienten que tienen la capacidad de gestionar gran parte de su trabajo diario y cuentan, además, con retroalimentación inteligente ( no invasiva)  por parte de los Directivos.
  • Competencia: Los empleados se sienten seguros y competentes en la realización de sus trabajos.
  • Relación:  Los empleados se sienten unidos a una red más grande de compañeros.

¿Cómo puede la Gestión del Conocimiento mejorar la felicidad del empleado?

Tras este marco teórico anterior , Adair  pasa a preguntarse cómo la gestión del conocimiento puede hacer más felices a los empleados. Estas son algunas de las respuestas que recoge.  (Vuelvo a traducir de nuevo).

  • La gestión del conocimiento genera confianza. … si se hace correctamente , se desarrollan relaciones de  colaboración entre las personas,  lo cual genera cultura de compartir.  
  • Te permite sentirte conectado con otras personas.
  • Ayuda a conectarte  con una red más amplia dentro de tu empresa
  • Creo que las redes sociales es el elemento más importante de la  gestión del conocimiento.
  • Las personas pueden sentir que aportan algo de ese valor a otras personas.
  • Puedo promocionarme  por lo que comparto.
  • Creo que el empleado se beneficia de la participación , porque amplía sus conocimientos y aumentan su reputación.
  •  Me ayuda a pasar el día sin tanto estrés.
  • Cuando mis empleados han sido más felices, es cuando pueden hacer el trabajo en un ambiente más saludable
  • Permitir el trabajo con  herramientas de la gestión del conocimiento  tiene un impacto directo en la felicidad de las personas.
  • Eres capaz de hacer tu trabajo de manera efectiva porque siempre puedes obtener las respuestas correctas a las preguntas que haces.
  • Si estás buscando algo que necesites  para hacer tu trabajo, puedes  encontrarlo de forma rápida y eficiente

Más tarde,   presenta un cuadro con una selección de herramientas en función de su mayor o menor contribución al bienestar del empleado. Como se observa, destaca en primer lugar  las comunidades de práctica. La razón ya la mencionamos en la entrada anterior: el sentirse rodeado de pares, en un ambiente agradable  y trabajando sobre retos. O lo que es lo mismo: un ambiente cómodo y retador, en  busca  de un mayor sentido al  trabajo.

2km-and-happiness-at-work-by-alexis-adair-21-638

El papel de directivos y gerentes.

Llegados a este punto, parece claro que una de las responsabilidades más importantes de directivos y gerentes sería facilitar y sostener arquitecturas de gestión del conocimiento en las organizaciones. Y,  más específicamente, y siguiendo las tesis de  Gretchen Sprietzer y Christine Porath , se concretarían  en el impulso a dos elementos estructurales y en la realización de, por lo menos, tres tipos de acciones

  • Elementos estructurales:

Ambientes laborales  de crecimiento y superación ( Triving).

Los autores los describen de esta manera:

Entonces, ¿qué significa ser feliz en el trabajo? No se trata de la alegría, la cual connota un grado de complacencia… tenemos  una palabra mejor: crecer/prosperar ( Triving) . Pensamos en una fuerza laboral pujante es aquella  en la que los empleados no están sólo satisfechos y son productivos, sino que además  participan  en la creación del futuro de la empresa y de su propia carrera. Estos empleados están muy motivados y saben cómo evitar el agotamiento.

Ambientes laborales  de aprendizaje

Crecer y progresar se relaciona  con la obtención de  nuevos conocimientos y habilidades. El aprendizaje puede otorgar una ventaja técnica  y llegar al grado de experto experto. El aprendizaje también puede poner en marcha un círculo virtuoso: las personas que están desarrollando sus habilidades son propensas a creer en su potencial de crecimiento.

  • Acciones gerenciales

Facilitar una mayor implicación  en la toma de decisiones.

Motivar e impulsar a que los empleados tengan una mayor  capacidad de toma de  decisiones en aquello que afecta a su trabajo. Dándoles el poder se les da una mayor sensación de control, más voz en cómo deben hacerse las cosas, y más oportunidades para el aprendizaje.

Impulsar la compartición de   información.

Hacer el trabajo en un vacío de información es tedioso y aburrido; no hay razón para buscar soluciones innovadoras si no se  puede ver su impacto. Las personas pueden contribuir más eficazmente cuando entienden como su trabajo encaja con la misión y estrategia de la organización.

Ofrecer retroalimentación al desempeño.

La retroalimentación crea oportunidades para el aprendizaje y es un motivador  para la cultura de la innovación.  Al disminuir los sentimientos de incertidumbre, la retroalimentación impulsa actividades relacionadas con los  objetivos personales y organizacionales.

 

El trabajo colaborativo y la felicidad (1 de 2).

empleados-felices

Entre las definiciones imperfectas de felicidad, creo que el concepto que introduce Paul Dolan de placer y propósito es un firme aspirante.

Daniel Kahneman

Hace ahora un año publicaba el post 10 Aportaciones del Trabajo Colaborativo en las Organizaciones. La última de ellas, inspirándome en las  emociones positivas que observaba en las  numerosas personas que participaban, lo llamé momentos de  felicidad. Lo describía de esta manera:

Aportación 10:  Momentos de felicidad.

Mediante el trabajo colaborativo hemos hecho felices y ilusionado a mucha gente – aunque  sea por breves momentos-. Decía Etienne  Wenger , que el itinerario de las comunidades de práctica se parece mucho a un matrimonio. Se inicia mediante un  proceso de conocimiento y de exploración – de coqueteo-, para,  transcurrido un cierto tiempo,  llegar al éxtasis  del enamoramiento y de la felicidad. Luego la pasión va desapareciendo.  Para muchos de los integrantes de los  grupos de trabajo colaborativo, ese momento, cuando llega, como el amor,  es  inolvidable. Aunque sólo fuera por esta razón -y aunque sea de forma fugaz-,  el trabajo colaborativo se justifica  en la organización. Y es que  las  personas felices son, sobretodo, personas  eficientes.

Pues bien, pasado este tiempo  y observando que el fenómeno colaborativo no hace sino crecer, se ve necesario desarrollar un poco más esta idea. Si la hipótesis fuese cierta  deberíamos concluir que las organizaciones en las que se desarrollan comunidades de práctica (y/o   otros tipos de grupo de trabajo colaborativo), deberían ser más felices y,   como extensión, más eficientes. ¿Es esto cierto? ¿Lo podríamos asegurar con algún tipo de dato o evidencia?

Ya, de entrada, adelanto que no.  Por dos motivos. El primero es que pese a los esfuerzos hechos en la últimos años por la psicología positiva,   el término felicidad aún sigue siendo difuso y, por ese motivo,  no contamos con instrumentos objetivos para medirla; y el segundo: no hay unanimidad en la comunidad científica de que  los empleados felices rindan más. Pese a que el sentido común ( y la foto que ilustra la entrada) nos diría que la felicidad correlaciona con la productividad, la investigación no es concluyente.

Pero,  pese a todo estos datos, no tiramos la toalla;), y creemos que hay elementos que podrían acercarnos a la afirmación que hacíamos al principio. Vamos a seguir un método inductivo, en el que  mediante  diferentes observaciones empíricas  intentaremos   llegar a la premisa general de felicidad=productividad. Para ello dividiremos el post en tres puntos: 1:Lo que hace feliz a la gente.2: Lo que la hace feliz en el trabajo. 3:Lo que la gestión del conocimiento puede hacer para impulsarla.

1- Lo que  hace feliz a la gente.

Hace ahora 10 años, la primera presentación que publiqué en Slideshare no tenía nada que ver con el trabajo colaborativo. Era un ejercicio de clase, casi un borrador, que subí como una prueba experimental del uso de la plataforma. Pero visto el gran número de visitas que iba acumulando ( 127.000 a fecha de hoy) no la quise retirar.  En esta presentación se recogían  catorce estrategias que se habían probado eficaces para conseguir la felicidad. Cuatro de ellas están  relacionadas,   con el trabajo colaborativo. Las resumo debajo:

1- Ser más activos y permanecer ocupados.

  • Características: la gente feliz se encuentra activamente implicada en la vida. Pasan más tiempo realizando tareas que les parecen más agradables y entretenidas. Esta vida se describe como: implicación, inversión, energía.

2- Ser productivos en un trabajo destacado.

  • Características:  en muchas ocasiones el bienestar está ligado a un trabajo satisfactorio y significativo. La gente feliz está interesada y satisfecha con su trabajo. El objetivo máximo es  fluir (flow) . Es muy importancia de la búsqueda de sentido (metas alcanzables y superación).

3- Organizarse mejor.

  • Características:  la gente feliz se organiza bien, no deja los asuntos para otro dia, son eficaces y se planifican. Sirve para el dia a dia y para la planificación a largo plazo. Implicación: practicar el definir o perfeccionar los objetivos a largo plazo, y dotarnos de estrategias sobre la gestión del tiempo con el objetivo de eliminar la procrastinación  y organizar más eficazmente la rutina cotidiana.

4- Dejar de agobiarse.

  • Características:  La gente feliz se agobia menos que la mayoría de la gente.  La inquietud es el enemigo básico de la felicidad (agota la felicidad, desgasta las energías).  La felicidad de una persona es inversamente proporcional a la cantidad de tiempo dedicado a pensamientos negativos.

Pero, aparte de estas  estrategias, que no dejan  de ser elementos muy intuitivas,  añado una potente reflexión de Paul Dolan, que es uno de los más reputados investigadores actuales  en felicidad. En esta cita de su libro Happiness by Design: Change What You Do, Not How You Think (Felicidad diseñada: Cambia lo que haces, no cómo piensas),  se resume su planteamiento:  

  • La felicidad debería definirse y medirse en experiencias placenteras a lo largo del tiempo.
  • La felicidad se sitúa entre lo que hacemos y con quienes pasamos tiempo juntos.
  • La clave de la felicidad es encontrar placer y finalidad.  Las experiencias de placer tienen que ver con disfrute, gozo. En cambio las experiencias de propósito tienen que ver con sentido. La felicidad está compuesta por ambas en proporciones variables según cada persona, pero tiene que tener algo de ambas y no como eventos específicos sino que como una evaluación de más largo plazo.

Pues bien, siguiendo el razonamiento de Nolan,  podemos comprobar que hay dos ingredientes básicos en el trabajo colaborativo, y sobretodo en las comunidades de práctica, que lo encuadran perfectamente con las premisas de placer y propósito.

Placer:  con la adscripción voluntaria a un  grupo de pares o una red específica de afines, no solo  se da respuesta a la necesidad básica de afiliación grupal, sino que además se proporciona bienestar haciendo cosas juntos con las personas que libremente se eligen.

Propósito: relacionado  con las teorías de la motivación de Maslow ( del estadio de la afiliación se pasa al de  reconocimiento y de éste al de  la autorrealización), y la de Herzberg ( el factor motivacional como elemento posterior al factor higiénico), a través de estos instrumentos colaborativos podemos conseguir las metas de autorrealización personal y profesional.

En la próxima entrada trataré estos los dos puntos restantes y avanzaré algunas  conclusiones.

Nota: fotografía de Jaime Leal de Inspirulina

La formación corporativa en 2025: 3 tendencias y dos barreras en 2016 (1)

Ahora que ya acaba el año, y antes de que nos pongamos todos a hacer balances  y buenos propósitos, me adelanto  y  os dejo algunas  ideas y reflexiones sobre formación corporativa basadas en lo que he observado, leído,  hablado y participado en este año 2016.

Repasando  lo que a mi juicio  está siendo lo más novedoso , encuentro algunas tendencias,  las cuales  podrían acercarnos a los que en el futuro podría ser la formación  corporativa  en los  próximos  5 años.

Para ello haré dos entradas. La primera de ellas la dedicaré a repasar lo que, a mi juicio,  está siendo lo más relevante en este año. En la siguiente,  trataré de hacer prospectiva y apuntaré lo que podrían ser los centros de formación  en 2025.

Las tres tendencias son éstas:

1- Necesidad de reaprender  las prácticas profesionales.

En bastantes centros de formación, sus profesionales  han  iniciado un proceso de actualización y de aprendizaje de las nuevas prácticas profesionales. Pongo como ejemplo, y con permiso de Fernando Monar,  a la  EBAP. A principios de 2016, y coordinado por José Antonio Latorre, se puso en marcha un ciclo  de formación sobre nuevas modalidades de aprendizaje corporativo. Y es que se veía venir.  Una vez que se llega al consenso de que las modalidades tradicionales están amortizadas,  se pasa directamente a explorar lo que pueden dar de sí las nuevas. Un ejemplo de cómo puede hacerse   es el ciclo citado. Los temas que se tocaron fueron los siguientes:

  • Evolución de la formación de empleados públicos en España.Tendencias actuales. A cargo de Jesús Martínez y José Antonio Latorre.
  • Los Entornos Personales de Aprendizaje (PLE´s). PLE´s individuales,PLE´s institucionales. A cargo de Linda Castaneda y David Alvarez.
  • Experiencias de aprendizaje social: Las COP´s (Comunidades de
  • prácticas, Comunidades de Aprendizaje, Grupos de trabajo). A cargo de Dani Giménez, Rosario Villa y José Antonio Latorre.
  • Experiencias de aprendizaje experiencial. El aprendizaje en el puesto de trabajo. A cargo de Carlos Suso y Angel Iniesta.
  • Gestión del conocimiento. La importancia de los repositorios de
  • contenidos. A cargo de Juan Carlos Gonzalez, Jose Luis Bimbela y Consuelo Vega
  • El nuevo papel que se espera de los gestores de formación en la actual Administración Pública. A cargo de Manel Muntada y Jose Antonio Latorrre.

Me consta que otros centros  han optado por otras modalidades  menos ambiciosas,  pero  tan o más potentes.

2- Innovación en formatos y contenidos.

Paco Saavedra evalua el trabajo Colaborativa en la EFIAP.jpg

En este apartado me permitiré, también con permiso de Paco Saavedra (en la foto, detrás del ordenador) poner el ejemplo de la EFIAP de Murcia. Hace escasas semanas tuve la oportunidad de participar en un evento formativo en el que se mostraban las mejores prácticas en aprendizaje colaborativo. Pude comprobar que la formación y la actualización  (todos los profesionales tenían  mi libro;), no estaba reñida con la innovación en proyectos y formatos. Desde hace ya algún tiempo la EFIAP viene ganando premios en muchas de sus propuestas. Especialmente relevante me pareció su programa -ya afortunadamente muy conocido-  de estancias formativas (ahora están trabajando en un formato adicional de estancia formativas inversas).  Pero el gran impacto y dimensión que ya está teniendo es digno de admirar (y de copiar). También me llamó  la atención como han sistematizado y normalizado los grupos de trabajo y CoPs.  En la gestión de la formación también son líderes. Anoto  el estilo de liderazgo de su director y la polivalencia y la versatilidad de los integrantes de la escuela. Creo que es lo que ahora se nos pide.

También  hay que reconocer que este esfuerzo por probar formatos y contenidos nuevos ya está muy extendido en la mayoría de los  centros. Lo pudimos comprobar en el Congreso EDO 16 en el que tuvimos más de 30 propuestas aplicadas diferentes.

3- El modelo 70 20 10 crece en la parte social.

Con este tipo de actuaciones anteriores, progresivamente, estamos reduciendo la proporción de actividades formativas formales y crecemos en aprendizaje social . Aún queda mucho recorrido por hacer,  pero en  lo social estamos cerca de la proporción ideal.

transformar-formacion702010

Las dos barreras son estas:

1- El aprendizaje en el puesto de trabajo es aún el gran ausente.

No me extenderé en este punto dado que lo explicaré en la próxima entrada. Simplemente adelantaré  que aún se nos hace muy difícil visualizar qué tipo de programas y acciones concretas podríamos impulsar en este campo. La larga tradición de separación  entre trabajo y formación pasa factura.

2- La tecnología sigue siendo una barrera.

En los entornos personales (y en otro tipo de organizaciones más ágiles) la tecnología ha obrado como palanca para la eficiencia. En el ámbito público esto no ha sido así en ningún caso. No hemos podido aprovechar las enormes posibilidades de eficiencia  que ellas nos ofrecen.  Más tarde que pronto habrá que volver a hacer inversiones importantes en este campo.

Seguro que hay muchas más tendencias y barreras.Si te animas las comentamos.

Deberes urgentes: formación inicial y ‘formación para el relevo’.

edad

El año 2010, el profesor Jiménez Asensio, en un magnífico artículo publicado en la Revista Vasca de Administración Pública, criticaba la oportunidad que la formación para empleados públicos había perdido después de la aprobación del Estatuto Básico del Empleado Público. Su tesis se fundamentaba en el hecho de que esta normativa básica posibilitaba nuevas estrategias que podrían haber cambiado radicalmente el tipo de formación que se hace  en las Administraciones Públicas. La tesis  central se basaba, precisamente, en hacer una radiografía muy crítica sobre las prácticas habituales de la formación, sobre todo, en la formación continua. Pasados estos años, en otro artículo muy reciente, se hace eco, esta vez, de la formación inicial. Afirma que será un deber ineludible para las Administraciones Públicas repensarla y activarla después de la crisis. Más concretamente, afirma que la formación inicial es la gran  olvidada. Considera que las políticas de restricción de personal, a raíz de la crisis económica, han de  dejar paso dentro de unos años a la renovación de las plantillas. Será este el momento en que se tenga que replantear el tipo de formación continua e  inicial idónea.  Citamos dos fragmentos donde desarrolla esta idea:

‒ Siendo la formación continua una necesidad objetiva e inexcusable como medio de adaptación a una sociedad en cambio constante, no lo es menos que la formación inicial como mínimo en términos estratégicos y de impacto tendría que ser objeto de atención central en estos momentos (por  no hablar de  ‘la formación de relevo’  que suple el conocimiento que en los próximos años perderá el sector público por  la jubilación masiva de  cuadros superiores;

‒ Quizás piensen que la escasa formación inicial  se debe al hecho de que, hoy, a duras penas hay ingresos en la función pública. Pero eso, aunque en parte fuera cierto, no excusa este radical abandono o este carácter residual en lo que se ha convertido tal tipo de formación. De hecho, la formación inicial en los últimos treinta años ha sido la gran  olvidada. La crisis, además, ha congelado plantillas. Pero más temprano que tarde, ante el envejecimiento gradual del empleo  público, habrá que hacer nuevas incorporaciones.

Pues bien, el profesor Jiménez Asensio señala uno de los aspectos más relevantes en las agendas de los gestores de la formación (y de recursos humanos) para los próximos años: la media de edad tan alta de los funcionarios. Y, efectivamente, ésto tiene repercusiones directas en la formación de empleados públicos.

¿Qué tipo de repercusiones?

La primera es que los planteamientos  tradicionales de formación  han de continuar cambiando. Creemos que en el futuro no habrá modelos únicos y predominantes. La realidad nos demuestra que hemos de acercarnos a la formación y el aprendizaje de los empleados públicos con cautela. Huyendo de apriorismos. Las tallas únicas y la uniformización de contenidos para grandes poblaciones ya han pasado a la historia. Debemos ser versátiles e idear soluciones  personalizadas. Por ejemplo, hace años pusimos en marcha herramientas inéditas en nuestro contexto, cómo eran las comunidades de práctica (CoPs), las cuales provenían  de la  disciplina gestión del conocimiento, y nos  demostraron  que la hibridación era  posible.

Con el tiempo hemos constatado  que se han convertido en una de las herramientas fundamentales que los departamentos de formación utilizan. Se las ha denominado las killer application de la gestión del conocimiento, por  su uso intensivo y su mayor eficiencia , a la hora de transferir conocimiento.
Todo eso nos lleva a plantear, por extensión, cómo tendría   que ser la relación entre la formación de los empleados públicos y la gestión del conocimiento. Para decirlo de forma directa: ¿la gestión del conocimiento podría ser ahora una nueva área de gestión para los departamentos de formación?
Si pensamos, cómo decíamos antes, que las comunidades de práctica  se aplican ya de forma regular, parecería adecuado seguir en esta línea de más hibridación entre estas disciplinas.
Sin embargo, para que todo funcione bien  se hace necesario  tener en cuenta un aspecto clave: el enfoque que usaremos en la gestión del conocimiento.

Habitualmente se describe la disciplina de la gestión del conocimiento como aquella que identifica, selecciona, y actualiza el conocimiento crítico de una organización, poniéndolo a disposición de la persona adecuada en el momento oportuno.
Recoge Plaz (2014) – haciendo explícito  el fracaso de las iniciativas de gestión del conocimiento de principios del siglo sobre la base de la tecnología−, que los modernos enfoques de la gestión del conocimiento organizativo han evolucionado  a partir de los enfoques estáticos, centrados en la construcción de inventarios y repositorios tecnológicos de conocimiento codificado, hacia enfoques más sistémicos centrados en la dinámica de los procesos de incorporación de conocimiento a las actividades de la organización por parte de las personas.
En este planteamiento, –afirma el autor–, se ha  de  distinguir entre conocimiento individual, que es más difícil de gestionar ya que es un proceso interno, y conocimiento organizativo. Es, precisamente, este enfoque organizativo el que posibilita la articulación de metodologías y propuestas de gestión del conocimiento. Se plasma en arquitecturas  de relaciones y conexiones que permiten que los individuos interactúen mediante metodologías, canales, procedimientos y recursos para hacer posible que se produzcan estos flujos de conocimiento. Y, muy importante como elemento previo: uno de los factores clave de éxito en su implantación está en la conexión con los objetivos estratégicos de la organización. No podemos caer en el error, tal como ha pasado generalmente con la formación tradicional, de desvincularla de los objetivos estratégicos.
En este sentido, Martínez Aldanondo (2015) –refiriéndose a las Administraciones Públicas–, afirma: Las organizaciones públicas son organizaciones que se basan en el conocimiento. Por esta razón, poner en marcha un sistema de gestión del conocimiento es vital. El servicio que entregan a los ciudadanos es el conocimiento, que es su activo más importante. Con esta premisa, no es posible no gestionarlo. O lo que es lo mismo, estamos obligados a gestionarlo.
Aldanondo recomienda, antes de poner en marcha programas de este tipo, hacernos las siguientes preguntas:

1. ¿Hay conocimiento operativo que se utiliza pero que se pierde por causa de jubilación fuga de talento, alta rotación?
2. ¿Se tarda mucho en recuperar el nivel de rendimiento después de la desaparición de este conocimiento?
3. ¿Se comparte con dificultad porque hay escasa colaboración entre equipos y personas?
4. ¿Se reutiliza poco y no se registra ni se sistematiza ni se organiza?
5. ¿Se infrautiliza?
6. ¿Se aplican mecanismos para crear y compartir conocimiento?
Especialmente relevando para las administraciones Públicas, como señalaba Jiménez Asensio, sería disponer de estas metodologías, ahora que estamos en las puertas de una gran oleada de jubilaciones. Los conocimientos críticos, como sabemos, están en las cabezas  de unos cuantos individuos clave y estos son a menudo las personas más veteranas.

A continuación, presentamos un proceso básico de retención y transferencia de conocimiento que Martinez Aldanondo propone para la Administración Pública:

1. Hacer un mapa del conocimiento crítico.
2. Codificación de toda esta información.
3. Formación de las personas que tienen que conocerlo.
4. Transferencia de conocimiento a través de diversas metodologías.
5. Hacer accesible el conocimiento a toda la organización.
6. Puesta en marcha de una metodología de actualización del conocimiento.

O sea, que nuevos deberes tenemos. La buena noticia es que  en algunos sitios ya se están haciendo bien las cosas. 

Referencias bibliográficas
JIMÉNEZ ASENSIO, RAFAEL. “La formación de los empleados públicos tras el EBEP: ¿cambio de paradigma”?. (2010).
˂http://www.juntadeandalucia.es/institutodeadministracionpublica/aplicaciones/boletin/publico/Boletin42/Articulos_42/jimenez.pdf˃

JIMÉNEZ ASENSIO, RAFAEL. “La ‘formación inicial’ en la Función Pública”[entrada  de blog]. La mirada institucional (2015).
˂rafaeljimenezasensio.com/2016/02/07/la-formacion-inicial-en-la-funcion-publica˃

MARTÍNEZ ALDANONDO, JAVIER (2015). ˂http://www.cejfe.tv/FitxersWeb/9495/martinezaldanondo.pdf˃

PLAZ LANDAETA, REINALDO I GONZÁLEZ AURE, NÉSTOR. “La gestión del conocimiento organizativo”. Revista de Economía Industrial, nº. 357 (2014). ˂http://www.minetur.gob.es/Publicaciones/Publicacionesperiodicas/EconomiaIndustrial/RevistaEconomiaIndustrial/357/05_ReinaldoPlaz_357.pdf˃

Nota: entrada publicada originalmente en el Butlletí Compartim 39  

¿Gestión del conocimiento profesionalizada o abierta?

gestióHace unos días leía un magnífico post de Manel Cunclavis Muntadas en el que reflexionaba sobre la gestión del conocimiento en las organizaciones y, más concretamente,  sobre la bondad, o no, de asignar a  unidades específicas  del organigrama, áreas  de gestión y conocimiento transversales. En su post se podía apreciar una crítica a la titularidad  de aspectos que han de ser de todos,  en unidades concretas. De aquí  su metáfora de anatomía (estática y localizada) y de fisiología (fluidez organizacional).

Manel centraba su reflexión en  la gestión del conocimiento pero,  creo   que también podría  ser extensible a otros  aspectos relacionados como la formación, el aprendizaje organizacional, la innovación, la presencia de la organización en los Social Media, etc. Con su permiso, resumo  su tesis con estas palabras: la organización se relaja y tranquiliza  una vez que en su organigrama ya ha dispuesto una unidad para aquello que cree importante o emergente. ¿Es importante la innovación?, pues pongamos una unidad específica para ello. ¿Lo es la gestión del conocimiento, o la presencia en los social media?, dimensionémosla, pues.

Este debate, por supuesto, no es nuevo. Hace unos años ya discutíamos sobre esto a propósito de los nuevos departamentos y  unidades de innovación en las organizaciones. Concretamente fue el caso de la unidad de la que soy titular Nuevos Programas en el Centre d’Estudis  Jurídics i  Formació Especialitzada. Cuándo se creó esta pequeña unidad en la época -hace ahora 10 años- la llamamos Nuevos Proyectos y tenía la misión de buscar y explorar nuevas vías  en la  administración de la  formación en la organización (el Departamento de Justicia). Una vez creada, enseguida tuvimos que reflexionar conjuntamente con toda la organización -unas 50 personas-  si esta pequeña unidad debía  de ser la titular de toda la innovación (y de todo nuevo proyecto) o, en cambio, la innovación debía  de estar  repartida en todas las áreas. La respuesta, como no podía ser de otra manera, fue la de abrir la innovación a todo el mundo. ¿Cómo convivió, pues, la  especialización de  la nueva  unidad  con el resto  de la organización? ¿Cómo se justifica esta doble vía para los mismos objetivos?

Pasados estos años ( y cuando  no se dispone de un plan estratégico ) podemos aportar estas ventajas que  justifican la  decisión. A saber:

1- El arte de la incomodidad o el compañero molesto. Todo el mundo en la organización quiere ser titular de progreso e innovación en todos sus  programas. En las organizaciones públicas,  si se opta por unidades de innovación (en palabras de Alberto Alorza, con  licencia para innovar)  se establecen dinámicas propias de mayor  visibilidad de proyectos y programas  que  en la época en la que no se disponían. Es como sí se produjese  un  efecto de llamada a la  innovación. En parte suscitada para hacer ver al nuevo departamento que en nuestra  unidad (territorio)  no haces  falta. O sea, todo el mundo entra a competir en esa carrera. Con lo cual, o la nueva unidad produce algo disruptivo…o no justificas la nueva dotación (aún recuerdo  los momentos  de estrés  creativo  de hace una década;) hasta que alumbramos el programa Compartim). Francisco Alcaide en un reciente post lo relaciona con la necesidad de  salir de la zona de confort organizacional.

2- Transferencia de metodologías . Las unidades altamente especializados en innovación,  cuando encuentran  productos que son importantes para la organización, deben hacer el esfuerzo de  codificar  aquellos elementos que han producido la mejora y transferirlos.

3- El efecto marca de  la organización. A partir de ciertos productos innovadores y de éxito, toda la organización se beneficia. Es el caso, por ejemplo dle CEJFE, que desde hace  tiempo  todas sus  áreas lo vamos  dando a conocer y lo hemos posicionando como marca innovadora (por ejemplo en este  estudio reciente aparecemos como una de las organizaciones públicas más  innovadoras).

4- Innovación extendida y homeóstasis . Con el tiempo – y lo reafirmamos en base la experiencia de estos 10 años-, la organización acepta  una cierta especialización de  algunas de las áreas que han de ser transversales,  pero con elementos  de autonomía para  todo el mundo ; y siempre en procesos win-win  . Y es así: por esta vía todos ganamos. O lo que es lo mismo ( y personalizando): ya soy, por fin,  bien recibido en todas las áreas del centro;).

Nota: la foto que (mal) ilustra el post es de mi archivo personal.